La mayoría de las empresas de gestión de propiedades priorizan la recaudación de ingresos, pero Frank Gervasio, Director Principal de Finanzas de OneWall Communities, argumenta que este enfoque pasa por alto puntos ciegos críticos en la gestión de gastos que erosionan silenciosamente el rendimiento de las propiedades. Gervasio señala que una sola pérdida de arrendamiento de $1,000 mensuales puede costar cinco veces esa cantidad para recuperarla, sin embargo, los grupos de propietarios a menudo negocian sobre variaciones relativamente menores en nómina en lugar de abordar ineficiencias sistémicas en los gastos.
"La gestión de gastos no se trata solo de recortar gastos para ahorrar dólares en el resultado final", explica Gervasio. "A veces esos gastos tienen un impacto real si no los estás realizando. Lo que quieres medir es la eficacia de los dólares". Esta distinción, aunque aparentemente simple, sigue siendo rara en la práctica según Gervasio, quien ha observado este patrón en numerosas carteras.
El problema acumulativo surge de partidas individualmente pequeñas que se acumulan con el tiempo. Gervasio señala contratos con proveedores que incluyen aumentos automáticos anuales, renovaciones automáticas no marcadas y estructuras de facturación que parecen razonables en propiedades individuales pero que se disparan en carteras de múltiples activos. Citando el adagio de George Washington "Muchos pocos hacen un mucho", Gervasio enfatiza cómo los pequeños gastos se suman significativamente cuando las empresas de gestión carecen de sistemas de seguimiento de contratos detallados o sistemas contables capaces de identificar estos patrones.
En OneWall Communities, la supervisión financiera comienza antes de firmar los contratos de gestión. Durante la debida diligencia sobre activos en dificultades, el equipo de Gervasio realiza inspecciones integrales de unidades, cataloga las edades del equipo y accede rápidamente a los registros financieros. "Cada día que el mantenimiento diferido no se aborda, se está acumulando", afirma. "Necesitas un plan desde el primer día". Este enfoque proactivo contrasta con los métodos reactivos que a menudo descubren problemas solo después de que ha ocurrido el daño.
Gervasio atribuye la brecha en toda la industria a las estructuras de incentivos. Las empresas de gestión basadas en honorarios generalmente priorizan la recaudación de ingresos ya que su compensación depende de ello, haciendo que la supervisión de gastos sea secundaria. Cuando estas empresas asignan costos generales, a menudo los entierran en categorías amplias como administración general o marketing, dificultando un escrutinio detallado. "He visto empresas enviar estados financieros donde no cancelan deudas incobrables, simplemente las mueven en el balance", revela Gervasio. "He visto estructuras de plan de cuentas que esencialmente fueron inventadas. Cuando te haces cargo de uno de esos activos, no solo estás limpiando operaciones. Estás reconstruyendo la historia financiera de otra persona".
Los servicios de gestión de terceros de OneWall emplean una estructura diferente. Los acuerdos de gestión de propiedades detallan cada solución puntual sin margen de beneficio, permitiendo a los propietarios ver los costos exactos de tecnología y tomar decisiones informadas de adopción. Esta transparencia busca generar confianza en lugar de ocultar márgenes dentro de las líneas de gastos, fomentando relaciones de gestión sostenibles a largo plazo.
Con respecto a las preocupaciones comunes sobre nómina, Gervasio defiende las inversiones apropiadas en personal como esenciales para el rendimiento de la propiedad. "Este es un negocio centrado en las personas. Estamos proporcionando vivienda a familias; esa es una de las cosas más importantes que puedes hacer. Las personas que cuidan a esos residentes son nuestros equipos en el sitio. Y si no cuidamos a nuestros equipos, ellos no pueden cuidar a las personas que alojamos". Argumenta matemáticamente que los equipos de propiedades mal pagados y sobrecargados crean vacantes, brechas de cobranza y acumulaciones de mantenimiento mucho más costosas que los costos de nómina ligeramente más altos. "Es la conversación de 'ahorrar centavos para perder dólares'", concluye Gervasio. "Recorta la nómina, pierde el arrendamiento, gasta cinco veces más para recuperarlo".
Las implicaciones se extienden más allá de propiedades individuales a carteras enteras. Los propietarios e inversionistas de propiedades enfrentan riesgos financieros significativos cuando los socios de gestión carecen de sistemas para identificar y abordar ineficiencias acumulativas en los gastos. A medida que las carteras escalan, estos puntos ciegos pueden impactar sustancialmente el ingreso operativo neto y los valores de los activos. Las perspectivas de Gervasio destacan la necesidad de enfoques de gestión que alineen los incentivos con una supervisión financiera integral, particularmente cuando las condiciones económicas aumentan la presión sobre las métricas de rendimiento de propiedades en todos los sectores de bienes raíces residenciales.
