Las empresas se mueven más rápido que nunca, con reuniones llenando calendarios y mensajes llegando constantemente. Sin embargo, muchas compañías aún luchan por mejorar su rendimiento de forma medible. Según Shaqeem Akbar-Downey, el problema no siempre es el esfuerzo sino la dirección. «Muchos equipos están ocupados de la mañana a la noche, pero nada importante avanza realmente», dice. «La gente confunde movimiento con progreso».
Akbar-Downey, que trabaja en gestión de marketing y publicidad y asesora a jóvenes atletas, se refiere al problema como la «trampa del trabajo ajetreado». Investigaciones de la Asociación Americana de Psicología muestran que la multitarea y el cambio constante de tareas pueden reducir la productividad hasta en un 40 por ciento. Otro estudio de la Universidad de California, Irvine encontró que los trabajadores pueden tardar más de 20 minutos en recuperar completamente la concentración después de interrupciones. A pesar de estos hallazgos, muchas empresas continúan operando en entornos construidos alrededor de la reacción constante.
Un empresario revisó recientemente un día laboral completo con su personal después de notar una disminución en el rendimiento. «Nos dimos cuenta de que habíamos pasado horas respondiendo mensajes y discutiendo ideas», explica Akbar-Downey. «Al final del día, casi ninguno del trabajo central se había completado realmente». El problema no era la pereza sino el enfoque fragmentado.
El trabajo ajetreado crea la apariencia de impulso a través de respuestas rápidas, actualizaciones interminables y reuniones constantes. Sin embargo, la actividad visible a menudo reemplaza la ejecución significativa. Akbar-Downey señala similitudes entre los negocios y el entrenamiento deportivo. «En los deportes juveniles, ves a jugadores corriendo constantemente pero evitando los ejercicios que realmente mejoran el rendimiento», dice. «Las empresas hacen lo mismo. Los equipos se mantienen activos pero evitan el trabajo más profundo que requiere concentración». Este patrón crea inconsistencia con el tiempo, con proyectos que comienzan rápidamente pero pierden estructura a mitad de camino y equipos que reaccionan emocionalmente en lugar de sistemáticamente.
Una de las mayores causas de ejecución descuidada es el cambio constante de tareas. Un gerente de campaña describió recientemente cómo revisar el rendimiento de marketing mientras respondía simultáneamente a múltiples conversaciones llevó a detalles pasados por alto e información incorrecta enviada a clientes. «Todos se sentían productivos porque se movían rápido», dice Akbar-Downey. «Pero la velocidad sin estructura generalmente crea más limpieza después». Él cree que muchas empresas ahora operan en un estado permanente de urgencia donde cada problema parece igualmente importante, un entorno que destruye el enfoque.
Akbar-Downey recomienda un enfoque más estructurado basado en la consistencia y los resultados medibles. Sus recomendaciones incluyen proteger bloques de trabajo ininterrumpidos cada día, reducir la comunicación interna innecesaria, rastrear resultados completados en lugar de actividad visible, construir sistemas repetibles para revisiones y seguimiento, y detener cambios antes de que los procesos tengan tiempo de funcionar. Un equipo que observó introdujo períodos de revisión fijos cada mañana antes de comenzar llamadas y reuniones. «En semanas, los errores disminuyeron porque la gente finalmente tuvo tiempo para pensar adecuadamente», dice.
Investigaciones de la Universidad de Stanford han demostrado que la productividad disminuye drásticamente una vez que las personas trabajan consistentemente horas excesivas, con tasas de error aumentando mientras la precisión disminuye. Akbar-Downey cree que muchas empresas han confundido el agotamiento con el compromiso. «La cultura del ajetreo hizo que la gente pensara que la presión constante equivale a rendimiento», dice. «Generalmente solo crea trabajo descuidado». En cambio, las rutinas estables crean resultados más sólidos a largo plazo. El mismo principio se aplica en los programas deportivos juveniles, donde los hábitos repetitivos a menudo importan más que la motivación emocional. «La consistencia supera a la intensidad la mayoría de las veces», dice.
A medida que las empresas continúan operando en entornos acelerados, la presión por mantenerse constantemente activas ha aumentado. Akbar-Downey cree que las compañías que aprendan a proteger el enfoque y la estructura obtendrán una gran ventaja. «La mayoría de los problemas de rendimiento no comienzan porque la gente carece de talento», dice. «Comienzan porque los sistemas se descomponen bajo la distracción». Su consejo es simple: concéntrate menos en parecer ocupado y más en construir sistemas repetibles que se mantengan bajo presión.
