Cuando los propietarios comparan empresas de administración de terceros, la conversación a menudo comienza y termina con la tarifa de administración. Es la cifra más citada, fácil de comparar y parece ser la palanca que los propietarios pueden controlar. Pero según operadores que se han sentado en ambos lados de la mesa, la tarifa es casi el número menos importante en la decisión.
Ron Kutas, Director Ejecutivo de OneWall Communities, un propietario-operador que también brinda servicios de administración a terceros, argumenta que obsesionarse con la tarifa desvía a los propietarios de donde realmente se mueve el dinero. Él plantea el desajuste en aritmética simple: un recorte de 25 puntos básicos en la tarifa de administración para una propiedad con una facturación de alquiler de $2 millones le ahorra al propietario alrededor de $5,000 al año. Una diferencia de 200 puntos básicos en deuda incobrable en esa misma propiedad son aproximadamente $40,000. "Estás negociando uno de los números más pequeños en la página", dice. Las preguntas que realmente mueven el resultado, en su opinión, son qué tan rápido un administrador rota las unidades y cómo es su política de deuda incobrable.
Él va más allá sobre la tarifa en sí. Un administrador dispuesto a bajar del 3 por ciento al 2.5 por ciento tiene que recuperar ese medio punto en algún lugar. A menudo, dice, regresa en forma de facturaciones más altas, más personal de la oficina central cargado a la propiedad, o simplemente menos atención prestada al activo. Una tarifa que parece demasiado baja para ser rentable generalmente no es tan baja como parece.
La línea que Kutas dice que los propietarios deberían presionar es en los cargos adicionales: los costos que una empresa de administración factura a la propiedad además de la tarifa. Él lo enmarca como una prueba: pida a un administrador que explique cada cargo adicional más allá de la tarifa de administración. Una empresa impulsada por los ingresos tiende a ser vaga. Un propietario-operador, dice, tiene un cronograma listo para enviar y puede explicar por qué existe cada cargo y qué cubre.
Los informes en sí mismos tienen señales antes de que un propietario firme. Kutas señala cuentas genéricas de padres en el catálogo de cuentas como una señal de advertencia: una sola línea de "reparaciones y mantenimiento" en lugar de un desglose en pintura, electricidad, plomería y el resto. "Cuanto menos detalle, más preocupado estaría", dice. La información escasa, en su experiencia, es donde se esconde el gasto indiferenciado. Parte de la razón por la cual los propietarios luchan aquí, señala, es que la industria no tiene un estándar compartido. Las estructuras del catálogo de cuentas difieren de una empresa a otra, al igual que las políticas de deuda incobrable y los umbrales para los cuales un gasto necesita aprobación, desde $500 a $1,000 o un porcentaje establecido sobre el presupuesto. Esa fragmentación ha dejado opaco el lado de los gastos, que es exactamente por lo que la tarifa, el único número claramente visible, se convierte en el elemento predeterminado para regatear.
Dos de las preguntas que Kutas dice a los propietarios que deben hacer son sobre personas, no sobre precio. Primero: ¿quién es el administrador regional asignado a la propiedad, cuál es su historial y cuánto tiempo han estado con la empresa? Un regional que recién comienza, o sin experiencia en ese tipo de activo, es una razón para ser cauteloso. Segundo: ¿qué respaldo existe cuando un administrador de la comunidad se va de permiso o un administrador de servicios está fuera por dos semanas? Un propietario debe saber si la empresa tiene un banquillo genuino o depende de mano de obra temporal para llenar los vacíos. Kutas dice que la falta de fortaleza del banquillo en un mercado dado es una de las razones más comunes por las que OneWall mismo rechaza una asignación.
Los propietarios también diagnostican mal el bajo rendimiento, culpando a un administrador por lo que en realidad es un mercado débil, o viceversa. La prueba de Kutas son los datos combinados con la autoconciencia. El rendimiento del mercado se puede verificar con cifras disponibles públicamente. Y un patrón de propiedad cuenta su propia historia: "Si estás en tu tercer administrador en cuatro años, probablemente no sea la empresa de administración". Esa disposición a nombrar el papel del propietario apunta a una señal que Kutas cree que los propietarios subestiman: un administrador preparado para rechazar negocios. "Vendemos atención y trabajo", dice. Una empresa que se estira demasiado para ganar cada contrato está, según su lógica, menos capacitada para hacer bien cualquier contrato individual.
A medida que los propietarios se vuelven más escépticos de las tarifas anunciadas y más atentos al lado de los gastos, los administradores que pueden responder las preguntas más difíciles en detalle probablemente se separen de aquellos que compiten solo en precio. Para aquellos que consideran la administración de terceros, OneWall Communities ofrece servicios a nivel institucional que combinan excelencia operativa con un enfoque centrado en la comunidad. Se puede encontrar más información en onewallcommunities.com.
