Hay un techo que la mayoría de los agentes inmobiliarios alcanzan, y no tiene nada que ver con su mercado, sus habilidades o su ética de trabajo. Tiene que ver con cómo emplean su tiempo. El agente que responde correos electrónicos, programa visitas, persigue papeleo y gestiona su propio calendario es el agente que nunca tendrá suficientes horas al día para construir el negocio que realmente es capaz de construir.
La solución suena simple: delegar. Pero la delegación mal hecha suele ser peor que no delegar en absoluto, y la mayoría de los agentes que han intentado delegar tareas en un asistente virtual tienen una historia sobre por qué no funcionó.
Justin Nimergood, fundador de Top Gun Team en Epique Realty en Southlake, Texas, adoptó un enfoque diferente. Dedicó un año completo a capacitar a su propio asistente virtual antes de poner ese recurso a disposición de un solo agente en su equipo. No una semana. No un mes. Un año completo.
Por qué fracasan la mayoría de los acuerdos con asistentes virtuales
El enfoque estándar para el apoyo de asistentes virtuales en el sector inmobiliario es dirigir a los agentes a una agencia de personal, dejar que elijan a alguien de una lista y esperar lo mejor. El problema, según Nimergood, es el nivel de capacitación que suelen tener esos asistentes.
“El nivel de capacitación que reciben muchas de estas agencias es muy básico, muy mínimo”, dice. “Están orientados a tareas. Cosas de alta repetición y orientadas a tareas. Y eso realmente ofrece un alivio muy mínimo en términos de los servicios que brindan”.
Lo que eso significa en la práctica es que los agentes terminan con un asistente virtual que puede hacer trabajos simples y repetitivos, pero cualquier cosa compleja aún recae en el agente. La carga cognitiva en realidad no disminuye. El agente sigue siendo el cuello de botella.
Nimergood quería algo categóricamente diferente. Quería un asistente virtual capaz de manejar tareas complejas, del tipo que normalmente requieren juicio, contexto y una comprensión profunda de cómo opera realmente un negocio inmobiliario de alto rendimiento.
Capacitación desde adentro hacia afuera
La única manera de lograr eso, concluyó, era capacitar él mismo al asistente virtual, desde cero, usando sus propios sistemas y sus propios estándares.
“Lo entrené porque solo yo puedo entrenarlo de la manera en que quiero operar mi negocio”, dice Nimergood. “Sabía que para tener el mejor asistente virtual apoyando al mejor equipo, tenía que tomarme el tiempo para guiarlo y enseñarle todo. Básicamente todo lo que yo hago, o hacía, para que él pudiera hacerlo”.
Ese proceso tomó un año. Requirió que Nimergood documentara sus propios flujos de trabajo, articulara sus estándares con la claridad suficiente para enseñarlos e invirtiera tiempo sostenido en alguien que no generaría un retorno de esa inversión durante meses. La mayoría de los líderes de equipo no harían eso. La mayoría de los líderes de equipo tampoco tienen un asistente virtual que pueda manejar trabajos genuinamente complejos.
Cómo se ve la delegación completa en la práctica
El resultado que describe Nimergood no es incremental. Es estructural. Una vez que el asistente virtual fue capacitado para manejar las tareas que antes requerían la participación directa de Nimergood, su tiempo disponible cambió por completo.
“Ahora, a diferencia de muchas personas que lamentablemente no pueden delegar tareas complejas, puedo concentrarme totalmente en actividades estratégicas de alto nivel y ejecutivas a diario”, dice. “Si no es una actividad que genere comisiones, me enfoco al más alto nivel. Ahí es donde debería estar un líder de equipo”.
Las actividades que generan comisiones, en el marco de Nimergood, son las cosas que solo él puede hacer: citas para listar propiedades, visitas, negociaciones, conversaciones para construir relaciones. Todo lo demás que no requiera su presencia física o su experiencia específica es, por definición, delegable. Y una vez que existe la infraestructura para delegarlo correctamente, cada hora antes dedicada a trabajo administrativo se convierte en una hora disponible para las actividades que realmente hacen crecer el negocio.
La lección para los líderes de equipo
El principio más amplio al que apunta Nimergood es uno que se aplica mucho más allá de los asistentes virtuales. Se trata de cómo un líder de equipo piensa sobre su tiempo y lo que está dispuesto a invertir para protegerlo.
Construir la infraestructura para delegar adecuadamente toma más tiempo al principio del que la mayoría de las personas quiere dedicar. Requiere documentar procesos, tolerar una ejecución temprana imperfecta y resistir la tentación de hacerlo uno mismo porque es más rápido en ese momento. Esos costos a corto plazo son reales. El costo a largo plazo de no hacerlo es el techo.
Los agentes que descubren esto antes son los que escalan. Los que siguen haciéndolo todo ellos mismos se mantienen ocupados, pero no construyen nada.
