FleetCollect, una plataforma de software de cumplimiento para camioneros que sirve a propietarios-operadores y pequeñas flotas en los 50 estados, ha presentado un recurso de preparación para auditorías IFTA que detalla lo que requieren los auditores estatales de impuestos sobre combustible y lo combina con una aplicación que captura esos registros automáticamente. La aplicación para iPhone de la compañía registra el millaje y las compras de combustible por estado en segundo plano y los exporta como archivos XLS, XLSX y CSV, los formatos de hoja de cálculo que aceptan los auditores.
Una auditoría del Acuerdo Internacional de Impuestos sobre Combustible (IFTA) reconstruye un año completo de viajes, estado por estado y camión por camión. Cada jurisdicción IFTA está obligada a auditar aproximadamente el 3% de sus cuentas licenciadas cada año, y muchas cuentas se seleccionan al azar, por lo que un operador no tiene que hacer nada malo para ser elegido. Los transportistas deben conservar sus registros de distancia y combustible durante cuatro años, que también es hasta dónde puede retroceder una auditoría. Para un conductor que lleva registros en papel y una caja de zapatos con recibos de combustible, reconstruir ese año bajo demanda es la parte difícil; la pregunta rara vez es si se condujeron las millas, sino si el operador puede demostrar dónde.
FleetCollect registra una ruta GPS continua de migas de pan para cada viaje y asigna cada milla a la jurisdicción correcta utilizando detección de límites estatales de alta resolución. Las distancias se calculan a partir de la pista GPS, lo que le da al conductor un registro defendible y con marca de tiempo de fechas, coordenadas, ruta de viaje, distancia total, distancia por jurisdicción y número de unidad del vehículo, los elementos centrales que un auditor solicita para registros basados en GPS. Los conductores pueden agregar una parada de combustible en segundos, capturando la fecha, estación, galones, precio y el estado que recibe el crédito fiscal. Una foto del recibo se almacena junto con la entrada, de modo que la dirección completa del vendedor y el tipo de combustible viajan en el propio ticket.
Desde cualquier trimestre o rango de fechas, FleetCollect produce un resumen CSV, un libro de trabajo XLSX de múltiples hojas (totales por jurisdicción, un registro de viajes con cruces estatales y carreteras recorridas, un desglose por vehículo y los puntos GPS crudos detrás de cada milla) y un resumen en PDF. Los mismos registros que preparan la declaración trimestral IFTA de un operador son los que se entregan a un auditor.
"La mayoría de los propietarios-operadores no son auditados porque hicieron algo mal; son elegidos al azar, y luego se les pide que reconstruyan un año de millas que nunca anotaron", dijo Herman Armstrong, fundador de FleetCollect. "El punto de esto es simple: el mejor momento para tener un registro de millaje a prueba de auditorías es el día antes de que llegue la carta. Si está rastreando con FleetCollect, la respuesta a una auditoría es una descarga, no un mes de buscar entre recibos".
El seguimiento IFTA de FleetCollect está disponible ahora en la App Store de iPhone y en Google Play Store. La guía de preparación para auditorías, que incluye la lista completa de registros que los auditores solicitan, está disponible en fleetcollect.net.
FleetCollect es operado por Solve For Solutions LLC de Carson, California, y proporciona seguimiento de impuestos sobre combustible IFTA, gestión de Archivos de Calificación de Conductores DOT (DQF) bajo 49 CFR Parte 391, y un consorcio nacional de pruebas de drogas y alcohol DOT para propietarios-operadores y pequeñas flotas en los Estados Unidos.
