Cuando los propietarios evalúan empresas de administración externas, los honorarios de administración a menudo dominan la conversación. Sin embargo, los expertos de la industria sugieren que este enfoque puede estar equivocado, ya que otros factores tienen un mayor impacto en el resultado final. Ron Kutas, Director Ejecutivo de OneWall Communities, una empresa propietaria-operadora que también ofrece servicios de administración a terceros, argumenta que obsesionarse con el honorario desvía a los propietarios de donde realmente se mueve el dinero.
Kutas ilustra su punto con aritmética simple: una reducción de 25 puntos básicos en el honorario de administración para una propiedad con un ingreso por alquiler de $2 millones ahorra $5,000 al año. En contraste, una diferencia de 200 puntos básicos en deudas incobrables en la misma propiedad equivale a aproximadamente $40,000. "Estás negociando uno de los números más pequeños en la página", dice. Las preguntas que realmente influyen en el resultado, en su opinión, son la rapidez con que un administrador alquila las unidades y su política de deudas incobrables.
Además, advierte que un administrador que esté dispuesto a bajar del 3 por ciento al 2.5 por ciento debe recuperar ese medio punto en otro lugar. Esto podría manifestarse como mayores facturaciones, más personal de la oficina central cargado a la propiedad, o una atención reducida al activo. Un honorario que parece demasiado bajo para ser rentable a menudo no es tan bajo como parece.
La línea que Kutas dice que los propietarios deben presionar son los recargos—los costos facturados a la propiedad además del honorario. Lo plantea como una prueba: pida a un administrador que explique cada recargo más allá del honorario de administración. Una empresa orientada a los ingresos tiende a ser vaga, mientras que un propietario-operador tiene un cronograma listo para enviar y puede explicar el propósito de cada cargo.
La calidad de los informes también ofrece pistas antes de firmar. Kutas señala las cuentas genéricas en el catálogo de cuentas como una señal de advertencia—una línea única de "reparaciones y mantenimiento" en lugar de un desglose en pintura, electricidad, plomería, y más. "Cuanto menos detalle, más preocupado estaría", dice, ya que los informes escasos pueden ocultar gastos indiferenciados.
La falta de estandarización en la estructura del catálogo de cuentas y los diferentes umbrales de aprobación de gastos (desde $500 a $1,000 o un porcentaje sobre el presupuesto) dejan el lado de los gastos opaco. Esta fragmentación es la razón por la cual el honorario, el único número claramente visible, se convierte en el punto de negociación por defecto.
Las preguntas relacionadas con el personal también son cruciales. Kutas aconseja a los propietarios preguntar quién es el administrador regional asignado a la propiedad, su historial y su antigüedad en la empresa. Un regional nuevo en el puesto o que no esté familiarizado con el tipo de activo es una señal de precaución. Además, los propietarios deben preguntar sobre el respaldo cuando el administrador de la comunidad o el administrador de servicios no estén disponibles. Una empresa con una verdadera fortaleza en su equipo es preferible a una que dependa de trabajadores temporales. La falta de fortaleza en el equipo es una razón común por la que OneWall rechaza asignaciones.
Los propietarios a menudo atribuyen erróneamente el bajo rendimiento al administrador cuando se debe a un mercado débil, o viceversa. Kutas sugiere usar datos y autoconocimiento: el rendimiento del mercado se puede comparar con cifras públicas, y los patrones de propiedad revelan problemas—"Si estás con tu tercer administrador en cuatro años, probablemente no sea la empresa administradora".
Kutas enfatiza el valor de un administrador que esté dispuesto a rechazar negocios. "Vendemos atención y trabajo", dice. Una empresa que se estira demasiado para ganar cada contrato puede estar menos capacitada para servir bien a cualquier cliente individual. A medida que los propietarios se vuelven más exigentes, los administradores que pueden responder las preguntas más difíciles en detalle probablemente se destaquen de aquellos que compiten solo por precio.
Para más información, visite onewallcommunities.com.
