Las juntas de asociaciones de propietarios (HOA) autogestionadas se están alejando cada vez más de los procesos manuales, como cheques en papel, hojas de cálculo de Excel y cuentas de correo electrónico personales, adoptando plataformas de software integradas para optimizar las operaciones y reducir riesgos. Según Clayton Thompson, CEO de HOA Start, el cambio no está impulsado por la tecnología en sí misma, sino por el ahorro de tiempo inmediato y las ganancias en continuidad que proporciona el software diseñado para este propósito.
Los cambios más inmediatos ocurren en los pagos y las comunicaciones. Para una comunidad típica de 100 viviendas con un ciclo de pago de dos meses, cambiar de cheques en papel a pagos en línea elimina tareas diarias como revisar el correo, abrir sobres, conciliar pagos manualmente y hacer depósitos bancarios. “Cuando una junta pasa de cheques en papel a pagos en línea, recupera tiempo de inmediato”, dijo Thompson. Los pagos se actualizan automáticamente en el sistema, reduciendo la carga administrativa. Del mismo modo, la comunicación pasa de correos electrónicos masivos enviados desde cuentas personales con listas de contactos actualizadas manualmente a directorios de miembros en tiempo real y alertas masivas basadas en la plataforma que llegan a todo el vecindario en minutos.
Thompson destaca un escenario común que llama el “problema de Susana”: un miembro de la junta asume la mayor parte de la carga administrativa (mantener listas de miembros, almacenar documentos, manejar correspondencia y procesar cheques). Cuando esa persona se muda, se agota o termina su mandato, años de conocimiento institucional pueden desaparecer. Las actas de reuniones almacenadas en una memoria USB personal, un nombre de dominio en manos de un diseñador web que se fue, o cotizaciones de proveedores bloqueadas en el sistema de un antiguo administrador de la propiedad pueden perderse. “Con una plataforma, nada de eso reside en una sola persona”, dijo Thompson. “Vive en el sistema. Susana puede irse y el próximo miembro de la junta inicia sesión y todo está ahí”. Esta continuidad también evita que las operaciones se detengan cuando un miembro de la junta se va de vacaciones.
Muchas comunidades adoptan el software gradualmente, comenzando con una función necesaria como pagos o un sitio web comunitario, y luego descubren capacidades adicionales. La votación en línea a menudo sorprende a las juntas al resolver el desafío de lograr quórum para reuniones anuales o enmiendas a los estatutos, ya que los residentes se muestran reacios a asistir a reuniones presenciales en noches de semana. En Florida, HB 1203 ahora exige legalmente la votación electrónica para asociaciones por encima de ciertos umbrales de tamaño. El seguimiento de infracciones es otra característica que garantiza consistencia: los residentes envían informes a través de la plataforma, la junta los recibe y los registros se almacenan permanentemente.
Thompson ve que la industria en general evoluciona, con las empresas de administración de propiedades enfrentando presión para automatizar tareas administrativas, de manera similar a como las plataformas de viajes compartidos transformaron la industria del taxi. Sin embargo, la transición para las juntas suele ser más simple de lo esperado. Brighton by the Bay, una comunidad de jubilados de 314 viviendas cerca de Toronto, acudió a HOA Start después de perder el dominio de su sitio web debido a un residente que se fue. La miembro de la junta Stacey Grieve presentó la plataforma a la junta y, después de una demostración, se vendió sola. “No tienes que ser súper técnico en absoluto”, dijo. “Realmente fue un proceso bastante fácil”. Para las juntas autogestionadas que aún dependen de hojas de cálculo y correo electrónico personal, la brecha entre las operaciones actuales y un sistema integrado es más pequeña de lo que parece. Las herramientas existen a través de proveedores como HOA Start (https://hoastart.com/), y la pregunta es si las juntas actúan de manera proactiva o esperan una crisis.
