El mercado de software para asociaciones de propietarios se divide entre las plataformas empresariales construidas para empresas profesionales de administración de propiedades y las necesidades de las juntas de HOA autogestionadas. Estas asociaciones de una sola comunidad, dirigidas por voluntarios, están cada vez más desatendidas por las herramientas que dominan los resultados de búsqueda, según Clayton Thompson, cofundador de HOA Start, una plataforma construida específicamente para asociaciones autogestionadas.
Thompson argumenta que el desajuste entre el software empresarial y las juntas autogestionadas es estructural, no incidental. Las plataformas empresariales están diseñadas para resolver los puntos débiles de los administradores profesionales que supervisan docenas o cientos de comunidades: rastrear pagos a proveedores, gestionar finanzas en múltiples carteras y producir informes para clientes. El tesorero voluntario de una asociación de 80 hogares no es el cliente que estas plataformas tenían en mente.
Para las juntas autogestionadas que usan plataformas empresariales, la brecha de visibilidad financiera es inmediata. Los pagos llegan, los proveedores reciben su pago, pero el tesorero no ve nada de eso en tiempo real, solo un informe mensual o trimestral producido por la capa de administración. "No tienes idea de nada de lo que entra", dijo Thompson. "Solo tienes que confiar en que está exactamente como se supone que debe estar".
Thompson contrasta esto con cómo dirige su propia empresa. No gestiona las finanzas personalmente, pero monitorea la actividad de pagos diariamente y revisa los desembolsos a proveedores en tiempo real. Esa visibilidad continua es lo que le permite confiar en el resumen mensual que le presenta su CFO. Un tesorero voluntario que usa una plataforma empresarial no tiene un punto de acceso equivalente, y se le pide que presente información financiera a los propietarios como un hecho, sin haberla verificado de forma independiente.
La brecha orientada a la comunidad es igualmente significativa. Las plataformas empresariales no proporcionan infraestructura para la comunicación con los residentes, flujos de trabajo de solicitudes arquitectónicas, reservas de servicios o acceso a documentos. Las juntas a menudo llenan el vacío con soluciones improvisadas como páginas de Facebook, cadenas de correos electrónicos y avisos físicos, que llegan solo a una fracción de los residentes. Thompson señala que una estrategia de comunicación basada en Facebook llega, en el mejor de los casos, a la porción de residentes que siguen la página de la comunidad y que casualmente ven una publicación durante un tiempo de desplazamiento limitado. En muchas comunidades, eso es el 60 por ciento de los propietarios o menos. "Si solo el 60% de la HOA está en Facebook, solo podrás llegar al 60% de las personas", dijo Thompson. "Esa no es una gran solución".
Más allá de la brecha de funciones, las plataformas empresariales crean una barrera de precios que excluye efectivamente a la mayoría de las comunidades autogestionadas. Los umbrales mínimos de cuenta pueden alcanzar los $500 por mes o más, mientras que la HOA autogestionada promedio gasta entre $2,000 y $3,000 anuales en software. Muchos proveedores empresariales no aceptan el negocio de una sola comunidad en absoluto.
El resultado es un mercado donde las plataformas más visibles y más promocionadas son inaccesibles para las comunidades que constituyen una parte sustancial del panorama de las HOA. Las juntas autogestionadas (que Thompson estima representan del 30 al 40 por ciento de las asociaciones a nivel nacional) se quedan evaluando opciones construidas para un perfil de cliente que no coinciden, o improvisando soluciones con herramientas no diseñadas para la gobernanza comunitaria en absoluto.
Los servicios de contabilidad recientemente lanzados por HOA Start extienden este principio aún más, brindando a las juntas autogestionadas acceso a una administración financiera profesional a un precio diseñado para comunidades que no tienen una empresa administradora que absorba el costo.
La opinión de Thompson es que los supuestos de diseño incorporados en las plataformas empresariales son demasiado profundos para ser parcheados. Una junta voluntaria está mejor servida por software construido para ellos desde el principio: plataformas donde la junta y el propietario son el cliente principal, no el administrador de la propiedad.
La lista de verificación práctica para las juntas es sencilla: ¿La plataforma le da al tesorero visibilidad directa sobre la actividad de pagos? ¿Proporciona herramientas de comunicación bidireccional que lleguen a los residentes por correo electrónico y mensaje de texto, no solo a través de redes sociales? ¿Admite almacenamiento de documentos, flujos de trabajo de arquitectura y votación en línea sin requerir complementos? ¿Y se adapta a la realidad de que una parte significativa de los residentes en muchas comunidades todavía prefiere pagar con cheque?
Las comunidades que se hacen estas preguntas antes de comprometerse con una plataforma tienden a encontrar que el campo se reduce considerablemente, y que las plataformas construidas para administradores profesionales nunca fueron el punto de partida correcto. Para más información, visite HOA Start.
