El modelo de compensación dominante en la gestión externa de viviendas multifamiliares, que paga a los administradores un porcentaje del alquiler cobrado (normalmente entre el 1,5% y el 5% de los ingresos brutos), crea un desajuste entre los incentivos del administrador y los intereses del propietario, según Ron Kutas, CEO de OneWall Communities. Si bien el modelo impulsa una generación de ingresos sofisticada, deja prácticamente sin abordar la supervisión de gastos, exponiendo a los propietarios a un crecimiento significativo de costes en contratos de servicios, mantenimiento y cargos administrativos.
Bajo la estructura de honorarios basada en un porcentaje de los cobros, si un administrador reduce los gastos operativos (recortando costes de proveedores, mejorando la eficiencia del mantenimiento o renegociando contratos), el ingreso neto operativo aumenta, pero el honorario del administrador se mantiene estable porque está vinculado a los ingresos, no a la rentabilidad. Como explica Kutas: 'Si una empresa de administración no aumenta los alquileres pero dedica todo su tiempo a reducir gastos, el ingreso neto operativo de la propiedad aumentará, lo que satisfará a los propietarios, pero su honorario se mantiene estable'. Este problema estructural significa que los administradores tienen poco incentivo financiero para invertir tiempo en la gestión de gastos.
Las consecuencias se acumulan en múltiples áreas. Los contratos de servicios de jardinería, recogida de basura, limpieza y retirada de nieve suelen renovarse anualmente, a menudo con aumentos de tarifas del 2% al 5% anual que no se cuestionan. Kutas señala que estas cifras 'pueden ascender a decenas, si no cientos de miles de dólares al año' en una cartera. El mantenimiento y las reparaciones presentan un problema similar: cuando los técnicos carecen de formación o supervisión, pueden recurrir innecesariamente a proveedores externos. Por ejemplo, una unidad de HVAC que podría repararse por entre 500 y 750 dólares podría reemplazarse por entre 7.500 y 10.000 dólares porque el honorario del administrador no se ve afectado por la elección. Kutas describe la justificación de gastos como 'siempre un agujero negro'. Los gastos generales y administrativos añaden otra capa, ya que las empresas de administración facturan los gastos generales corporativos a propiedades individuales de forma prorrateada, acumulándose los cargos con el tiempo.
Los propietarios que dependen de informes mensuales estándar se enfrentan a una brecha de visibilidad. Los informes se centran en métricas de ingresos como la ocupación y el crecimiento del alquiler, no en la justificación de gastos. Los propietarios pueden ver las cantidades gastadas pero no pueden determinar si las reparaciones fueron necesarias o si se exploraron alternativas. Para los inversores que suscriben adquisiciones basándose en el ingreso neto operativo proyectado, esta capa de gastos invisible puede erosionar significativamente los rendimientos reales.
OneWall Communities, que opera tanto como propietario como administrador externo, estructura la supervisión de gastos mediante puntos de referencia regionales de coste por unidad y revisiones línea por línea de cada categoría de gasto. La empresa negocia los contratos de servicios anualmente para mantener honestos a los proveedores y exige que todos los elementos facturados se enumeren como anexos de los acuerdos de administración de propiedades. Kutas enfatiza que una pregunta reveladora en las revisiones presupuestarias es: '¿Quién es el principal proveedor pagado este mes y por qué?' Describe una propiedad de 450 unidades donde la respuesta reveló que un contratista de HVAC facturó aproximadamente 100 llamadas de servicio en un mes (casi el 25% de las unidades), desencadenadas por una ola de calor que el personal no capacitado manejó llamando a proveedores a 180 dólares por visita en lugar de explicar que el clima excedía la capacidad del sistema.
El enfoque de OneWall requiere personal capacitado en el sitio, datos detallados de referencia y tiempo de gestión que no genera ingresos adicionales por honorarios bajo contratos estándar. Para los propietarios que evalúan administradores externos, la pregunta práctica es si su administrador actual tiene alguna razón financiera para realizar este trabajo y, si no, qué términos de informe o contrato crearían una. Como señala Kutas, el modelo de porcentaje de cobros recompensa solo la mitad del trabajo, dejando a los propietarios expuestos a un crecimiento de gastos sin control.
