Prestige, una empresa fundada en 2015 por Jennifer Garland, ha anunciado un nuevo servicio de soporte para la firma de planificación patrimonial que combina la impresión de documentos, el armado de carpetas y la entrega por parte de un notario al firmante. El servicio, ofrecido a través de Prestige Notaries, se desarrolló en respuesta a la carga administrativa de un despacho de planificación patrimonial y ahora está disponible para despachos de planificación patrimonial en general.
El servicio se originó con un cliente que armaba carpetas de fideicomiso con pestañas internamente y pagaba por enviarlas. Prestige asumió el pedido de carpetas y pestañas, la impresión de los documentos, la organización y el sellado de los materiales, y la coordinación para que el notario llevara el paquete completo al firmante. Con este acuerdo, el despacho ya no necesitaba armar carpetas ni absorber costos de envío. Este flujo de trabajo incorpora las tareas de preparación a la asignación de firma en lugar de dejarlas en manos del personal del despacho.
El desarrollo refleja un enfoque descrito por Jennifer Garland, fundadora, presidenta y directora ejecutiva de Prestige Companies: escuchar las necesidades operativas específicas de un cliente y construir soporte en torno a esas necesidades. En este caso, un proceso creado para un despacho se convirtió en un servicio ofrecido de manera más amplia.
Garland fundó Prestige después de trabajar como asistente jurídico en la oficina del Fiscal General del Estado de Washington y de administrar una compañía hipotecaria. Su experiencia en la industria hipotecaria le reveló la necesidad de procesos optimizados y notarios verificados personalmente. Prestige Notaries se estableció para abordar esa necesidad y hoy atiende a bancos, corporaciones y despachos de abogados, con una base de datos de más de 260,000 notarios en los 50 estados.
Los profesionales independientes son fundamentales para el modelo de servicio de la empresa. Garland describe a los notarios y agentes de campo que trabajan con Prestige como propietarios de pequeños negocios cuya independencia sigue siendo importante para la relación. Su enfoque enfatiza ayudar a esos profesionales a convertirse en contratistas autosuficientes en lugar de depender de la empresa. El apoyo a su trabajo incluye expectativas claras, acceso a recursos y comunicación continua con el equipo de servicio.
Prestige Notaries mantiene un conjunto fundamental de procedimientos operativos estándar en todas las industrias y clientes. La capacitación aborda esos estándares y su aplicación, mientras que las conversaciones continuas con el equipo de servicio informan cambios de procedimiento cuando las circunstancias lo requieren. La empresa combina esa estructura con un proceso de verificación consistente para cada notario que coloca, independientemente de la ubicación del profesional o la asignación del cliente.
La ley notarial varía según el estado, y Prestige ha creado una biblioteca de guías estatales para su equipo. Las guías proporcionan una referencia para los requisitos específicos de cada jurisdicción sin requerir que los miembros del equipo dependan de la memoria. Junto con la capacitación y la verificación, la biblioteca forma parte del soporte operativo detrás de las asignaciones que involucran a profesionales en diferentes estados.
El historial de asignaciones de la empresa incluye solicitudes que requieren una coordinación de viaje considerable. Para un ejecutivo que asistía a un retiro en una isla remota de Alaska, Prestige organizó que un notario y un agente de campo viajaran en hidroavión, permanecieran en la isla varios días, obtuvieran la firma y devolvieran el documento a tiempo. Los vuelos llegaban a la isla solo dos veces por semana, lo que hacía que los horarios de transporte formaran parte de la planificación de la asignación. Otra asignación en otra parte remota de Alaska requirió que un notario se reuniera con un guía y viajara en moto de nieve hasta un marcador de milla para llegar al firmante. Prestige también ha coordinado una firma comercial con 17 firmantes en cinco ciudades y tres zonas horarias, con las firmas realizándose simultáneamente.
La coordinación administrativa también incluye el seguimiento de envíos dentro de la plataforma utilizada por Prestige. El equipo y los clientes pueden rastrear envíos sin salir de esa plataforma ni llamar a una empresa de mensajería para obtener una actualización. El enfoque de Garland conecta ese manejo del trabajo de estado rutinario con preservar la atención del personal para asignaciones que requieren participación personal directa. El servicio de planificación patrimonial aplica un enfoque similar a la preparación física y la entrega de materiales de firma.
La oferta de planificación patrimonial combina la coordinación de firmas existente de Prestige con un flujo de trabajo definido de preparación de documentos. Su alcance cubre las carpetas, pestañas, materiales impresos, organización, sellado y entrega descritos en el acuerdo original con el cliente. El servicio coloca esas tareas dentro de la asignación manejada por Prestige y sus profesionales de campo, en lugar de retener el armado de carpetas como una responsabilidad interna del despacho de planificación patrimonial.
Para los despachos de planificación patrimonial, este servicio podría reducir los gastos generales y permitir que el personal se concentre en tareas de mayor valor. También subraya la creciente tendencia de externalizar funciones administrativas en los servicios legales. Para la industria notarial, destaca el papel en expansión de los notarios en el soporte de firma de principio a fin. A medida que Prestige continúa innovando, su modelo podría influir en cómo otros servicios de firma abordan la preparación y entrega de documentos.
