A medida que se acerca el final del año fiscal, los inversores inmobiliarios a menudo se apresuran a reconstruir sus gastos relacionados con la propiedad a partir de extractos bancarios y recibos. Según CostSegRx, una firma de segregación de costos basada en ingeniería, ese esfuerzo de última hora frecuentemente resulta en la pérdida de detalles que pueden afectar significativamente las deducciones por depreciación. "Los propietarios realmente deberían documentar todas sus mejoras de capital y gastos a lo largo del año", dijo Brian Kiczula de CostSegRx. "No solo al final del año". El objetivo no es un sistema de archivo perfecto, sino un registro claro de qué trabajo se realizó, cuándo se completó y cuánto costó.
La distinción entre mejoras de capital y reparaciones es crítica. Muchos inversores agrupan todos los costos de la propiedad y intentan deducirlos de inmediato, pero las normas fiscales tratan estas categorías de manera diferente. Cuando un contador público certificado (CPA) o un profesional en segregación de costos revisa los gastos, generalmente aplica la prueba BAR (por sus siglas en inglés: betterment, adaptation, restoration), preguntando si cada costo es una mejora, una adaptación o una restauración. Los costos que cumplen con una de esas definiciones generalmente deben capitalizarse y depreciarse durante 27.5 años para propiedades residenciales de alquiler, 39 años para propiedades comerciales, o vidas más cortas de 15, 7 o 5 años dependiendo del activo. Los costos que no pasan la prueba generalmente se clasifican como reparaciones y mantenimiento, que pueden deducirse en el año en que se incurren. Sin registros adecuados, no hay forma confiable de determinar la categoría correcta para cada gasto.
En la experiencia de CostSegRx, las brechas de documentación más comunes involucran recibos individuales y descripciones claras del trabajo realizado. Los propietarios tienden a caer en dos grupos: aquellos que guardan cada recibo en una carpeta en la nube y rastrean las mejoras con fechas en una hoja de cálculo, y aquellos que saben aproximadamente cuánto gastaron pero no pueden desglosar los costos entre pisos nuevos, ventanas, iluminación o una remodelación de baño. El segundo grupo a menudo no tiene la culpa. Muchos contratistas facturan sumas globales sin detallar cada componente. Para los propietarios en esa situación, CostSegRx utiliza la estimación de costos de construcción para reconstruir los costos del contratista a partir de la descripción del propietario e imágenes de la propiedad, permitiendo que cada mejora se clasifique adecuadamente.
Para el resto de este año y en adelante, la firma recomienda hábitos simples: guardar el recibo o la factura de cada proyecto, escribir una nota breve sobre lo que se hizo, registrar la fecha de finalización y tomar fotos de la mejora terminada. El momento se vuelve especialmente importante cuando una propiedad se adquiere y se renueva en el mismo año. Los propietarios deben documentar cuándo se pusieron en servicio las mejoras en relación con la propiedad misma. Si las renovaciones se completaron antes de que la propiedad se pusiera en servicio, el estudio de segregación de costos original puede necesitar ajustes. Por ejemplo, reemplazar toda la alfombra antes de que el edificio se pusiera en servicio requeriría eliminar el valor de la alfombra vieja de la asignación del precio de compra y agregar la alfombra nueva. Si la propiedad se puso en servicio primero y una remodelación importante siguió meses después, el preparador de impuestos normalmente recibiría dos calendarios de activos fijos separados—uno para la adquisición y otro para la remodelación. El mismo enfoque se aplica cuando una propiedad se compra un año y se renueva al siguiente, un patrón que CostSegRx ve a menudo con hoteles.
La desorganización es común entre los arrendadores, pero rara vez es demasiado tarde para organizarse. CostSegRx completó recientemente un estudio sobre una renovación de varios años de tres edificios—un restaurante, un bed and breakfast boutique y un grupo de tiendas—donde el propietario carecía de datos de construcción originales, pero el equipo aún produjo un estudio de calidad. Siempre que un propietario pueda documentar que se realizaron mejoras, generalmente todavía se puede realizar un estudio. La conclusión práctica es dejar de tratar la documentación como una tarea de fin de año. Mantenga registros a medida que se realiza el trabajo, compártalos con su CPA y pregunte temprano cómo se clasificarán las renovaciones. Para obtener más información, visite costsegrx.com.
