Los propietarios de inmuebles comerciales a menudo toman decisiones críticas basándose en información incompleta, según Bill Douglas, CEO de OpticWise. En una reciente conversación, Douglas destacó un problema generalizado: los datos sobre el rendimiento de un edificio se filtran a medida que ascienden por la cadena de mando, dejando a los propietarios y gestores de activos sin la imagen completa.
“Depende de cuántos filtros se apliquen antes de que llegue a quien toma las decisiones”, dijo Douglas. El proceso de filtrado no es malintencionado, señala, sino una consecuencia natural de cómo se solicitan y se reportan los datos. Un gestor de propiedades pide a un ingeniero del edificio datos específicos y recibe solo eso. Luego, el gestor de propiedades transmite lo que le corresponde a un gestor de activos o al propietario. “No es que se manipule”, dijo Douglas, “pero se filtra”. Enfatiza que las personas no mienten; actúan según las métricas por las que se les mide y se les paga. Si una cifra parece mala, puede que no llegue al informe.
El resultado es que los equipos corporativos, especialmente los gestores de activos, a menudo crean sus propias hojas de cálculo para recuperar la información perdida. Los datos existen, pero no les llegan completos. Douglas, que ha asesorado a emprendedores durante 30 años, señala la diferencia entre los indicadores clave de rendimiento (KPI) retrospectivos y prospectivos. Los estados financieros mensuales muestran cómo se comportó una propiedad, pero no muestran cómo cambiar los resultados futuros. “Si quiero cambiar el NOI, si quiero cambiar los gastos de servicios públicos, ¿cuáles son los datos que realmente harán que cambie en el futuro?”, dijo. “No puedo cambiar mis finanzas hasta que mire las variables de entrada”.
Las hojas de cálculo caseras crean problemas adicionales. Cuando una persona guarda los números, la información queda detrás del inicio de sesión de esa persona en lugar de estar con la empresa. Cuando las hojas de cálculo se envían por correo electrónico de un lado a otro, la copia que alguien está leyendo puede estar ya desactualizada. El costo se vuelve evidente durante una venta o financiación. El equipo de diligencia debida de un comprador o prestamista solicita el historial operativo detrás de una cifra, y la respuesta honesta es que está en el portátil de alguien. “Puede pasar cualquier cosa. Mala imagen”, dijo Douglas. “Lo más común es que la gente deje de perseguirlo”. Otras veces, el propietario comienza a recopilar datos correctamente a partir de ese momento, lo que significa que el historial utilizable comienza el día uno en lugar de remontarse años atrás. De cualquier manera, las lagunas en los datos operativos hacen que una propiedad sea más difícil de evaluar, afectando tanto el plazo como el precio de una operación.
Muchas empresas responden creando paneles con unos pocos indicadores clave. Douglas dice que eso ayuda, pero tiene límites. Una persona puede seguir de manera realista de seis a doce medidas, mientras que un edificio produce mucha más información. “Alguien crea un panel con eso y cree que tiene el control de todo”, dijo. “Todo lo que tiene es visibilidad de los KPI. Eso no es control”. El control real, sostiene, proviene del acceso a los datos de origen. “Los datos agregados te dicen qué sucedió. Los datos de origen te ayudan a entender por qué”, dijo. Un punto de referencia puede mostrar que una propiedad se encuentra en el percentil 40 en uso de energía, pero solo los datos operativos muestran qué corregir. Con el conjunto completo de datos en un solo lugar, el software puede detectar anomalías que las personas no pueden, señalando cualquier cosa fuera de su rango normal a lo largo del tiempo. Diferentes partes interesadas, desde ingenieros de edificios hasta directores financieros, pueden entonces ver la vista que necesitan a partir de los mismos datos. Douglas tiene claro que no se trata de reemplazar al personal. “Su propiedad todavía necesita esa cantidad de gestores de propiedades”, dijo. El valor proviene de la eficiencia y de decisiones basadas en información completa en lugar de informes filtrados. Hay más información sobre este enfoque en el blog de OpticWise. Douglas es coautor del superventas Peak Property Performance®: Estrategias revolucionarias de IA y digitales para el sector inmobiliario comercial y presentador del podcast Peak Property Performance.
